XRechnung

E-Rechnungspflicht 2025: Was Unternehmen wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Alle Formate, die der EU Norm EN16931 entsprechen, müssen akzeptiert werden. Dazu gehören aktuell XRechnung und ZUGFeRD.

Die XRechnung ist ein XML-basiertes Rechnungsformat, das in Deutschland als bevorzugtes Format für die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU festgelegt wurde. Diese Richtlinie verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber oder Konzessionsnehmer zur Entgegennahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. In dem vorliegenden Standard XRechnung sind nur zwei XML-Formate zur Übertragung von elektronischen Rechnungen erlaubt, entweder UBL oder UNCEFACT/CII.

Der Versand von E-Rechnungen wird für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 EUR ab dem 1. Januar 2027 verpflichtend. Rechnungen mit Standard-PDF-Dateien als Anhang sind ab Ende 2027 nicht mehr nutzbar, sodass Unternehmen aller Größen ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen versenden müssen.

Die Umstellung bringt durch die Änderungen beim Rechnungseingang große Vorteile für Unternehmen. Die Eingangskontrolle wird vereinfacht, da eine automatisierte Validierung viel Vorarbeitet leistet. Die Rechnungsdaten liegen von Anfang an komplett elektronisch vor. Es ist keine manuelle Erfassung mehr erforderlich. Das führt zu Zeitersparnis durch reduzierte Bearbeitungszeiten und zu einer geringeren Fehlerquote. Schließlich sparen die Unternehmen Kosten, da Papier, Druck und Porto entfallen. Insgesamt führt die E-Rechnung also zu einer Effizienzsteigerung in der Lieferkette.

Ist Ihr Unternehmen bereit?

Wenn Sie prüfen möchten, ob Ihr Unternehmen für die Umsetzung und Einführung der E-Rechnung bereit ist, sollten Sie sich intern die folgenden vier Fragen stellen:

• Ist unser ERP-System bereits für den Austausch von E-Rechnungen vorbereitet?
• Haben wir interne Prozesse zur E-Rechnungsprüfung und -validierung?
• Sind unsere Compliance-Vorgaben für das E-Rechnungsarchiv geregelt?
• Haben unsere Geschäftspartner und Lieferanten bereits auf E-Rechnungen umgestellt?

Was Sie ab dem 1. Januar 2025 umsetzen sollten

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Sie mit Ihrem Unternehmen mindestens in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Um das sicherzustellen, sollten Sie bis dahin die folgenden Schritte erledigen:

• Integration: Sorgen Sie für eine nahtlose Integration Ihrer Systeme.
• Schulung der Mitarbeitenden: Bereiten Sie Ihre Teams darauf vor, wie sie E-Rechnungen bearbeiten.
• Testläufe durchführen: Testen Sie frühzeitig den Datenaustausch mit Partnern und bestimmen die Kontaktpersonen auf beiden Seiten.
• Compliance prüfen: Stellen Sie sicher, dass Sie gesetzliche Anforderungen erfüllen.

Unsere Lösung für die E-Rechnungspflicht

EDITEL bietet Lösungen für die gesamte Bandbreite der E-Rechnungsumgebung. Von webbasierten Lösungen für Kleinkunden bis zur vollständig integrierten Lösung mit automatisierter Anbindung an ihre internen Systeme. Und das GoBD konforme Archiv liefern wir gleich mit.

Wichtige Fristen

• Seit 18. April 2020: Bundesämter müssen E-Rechnungen annehmen.
• Ab 27. November 2020: Lieferanten von Bundesbehörden müssen elektronische Rechnungen einreichen.
• Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen über 800.000 EUR Jahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
• Ab 1. Januar 2028: E-Rechnungen sind für alle Unternehmen verpflichtend.

Ihre Vorteile durch die XRechnung

• Rechtskonforme und effiziente Erfüllung gesetzlicher Vorgaben
• Raschere Bezahlung aufgrund strukturierter, digitaler Daten
• Automatisierte Weiterverarbeitung für Rechnungsempfänger
• Kostensenkung aufgrund automatisierter Prozesse
• Reduktion von Medienbrüchen (Fehlerminimierung)
• Unterstützung des papierlosen Arbeitens (z.B. aufgrund veränderter Arbeitsbedingungen)
• Nachhaltigkeit